Beamt:in – Archivdienst (mittlerer Dienst)

Dieser Beruf passt zu dir, wenn du …

Interesse an Geschichte, Zeitgeschehen und historischen Dokumenten hast
ordentlich, strukturiert und geduldig arbeitest
gerne mit alten Schriften, Akten oder Datenbanken umgehst
in der Schule Geschichte, Deutsch oder Sozialkunde magst
Freude an systematischer, konzentrierter Arbeit hast
technisches Interesse mitbringst – zum Beispiel für digitale Archivierung
einen ruhigen, sinnstiftenden Beruf im öffentlichen Dienst suchst

Kernaufgabengebiete und Themen des Berufs

Im Mittelpunkt des Archivdienstes steht die Übernahme, Bewertung und Erschließung von Archivgut. Das bedeutet: Du nimmst Unterlagen von Behörden, Gerichten oder anderen öffentlichen Stellen entgegen, prüfst, welche davon dauerhaft aufzubewahren sind, und sorgst dafür, dass sie systematisch erfasst und auffindbar bleiben. Dabei arbeitest du mit Findhilfsmitteln wie Findbüchern und Datenbanken, mit denen Nutzer:innen später gezielt nach Dokumenten suchen können.

Ein weiterer wichtiger Bereich ist die Erhaltung und Pflege des Archivguts. Du kümmerst dich darum, dass Dokumente sachgerecht gelagert werden – bei richtiger Temperatur, Luftfeuchtigkeit und Lichtschutz. Beschädigte Unterlagen werden für die Restaurierung vorbereitet oder durch Schutzverfilmung und Digitalisierung gesichert. Auch die Verpackung und Umlagerung von Archivalien gehört zu deinen Aufgaben.

Daneben bist du auch im Benutzerservice tätig: Du berätst Forscher:innen, Journalist:innen, Studierende oder Privatpersonen, die Akten einsehen möchten, erteilst Auskünfte und begleitest die Nutzung von Archivmaterial im Lesesaal. In modernen Archiven kommt zudem die digitale Archivierung immer stärker zum Tragen – du pflegst elektronische Akten, prüfst Dateiformate auf Langzeittauglichkeit und arbeitest mit Archivsoftware.

Soft Skills und Hard Skills

Es ist von Vorteil, wenn du einige der folgenden Fähigkeiten bereits mitbringst. Diese kannst du jedoch im Laufe der Ausbildung und deines Berufslebens weiter aufbauen und erweitern.

Wichtige Soft Skills

Genauigkeit und Sorgfalt
Geduld und Ausdauer bei der Bearbeitung umfangreicher Bestände
Serviceorientierung im Umgang mit Archivnutzer:innen
Teamfähigkeit und kollegiale Zusammenarbeit
Diskretion im Umgang mit sensiblen Unterlagen

Wichtige Hard Skills

Grundkenntnisse in Archivkunde und Archivrecht
Kenntnisse in historischer Schriftkunde (Paläographie) – wird in der Ausbildung vermittelt
Umgang mit Archivsoftware und Datenbanken
Grundlagen der analogen und digitalen Bestandserhaltung
Schriftliche Ausdrucksfähigkeit für Findhilfsmittel und Korrespondenz

Zugangsvoraussetzungen

Für die Ausbildung zur Beamt:in im mittleren Archivdienst wird in der Regel ein mittlerer Schulabschluss (Realschulabschluss oder gleichwertiger Abschluss) vorausgesetzt. Da du in ein Beamtenverhältnis eintrittst, musst du außerdem die deutsche Staatsangehörigkeit oder die Staatsangehörigkeit eines EU-Mitgliedsstaats besitzen, gesundheitlich geeignet sein und ein einwandfreies polizeiliches Führungszeugnis vorweisen können. Der Vorbereitungsdienst dauert in der Regel zwei Jahre und umfasst praktische Ausbildungsabschnitte in verschiedenen Archiven sowie theoretischen Unterricht an Verwaltungs- oder Archivschulen. Die genauen Anforderungen variieren je nach Bundesland und ausschreibender Behörde – es lohnt sich, direkt bei Staats-, Landes- oder Kommunalarchiven nach aktuellen Stellen zu schauen.

Typische Berufsfelder und Weiterbildungsmöglichkeiten

Als Beamt:in im mittleren Archivdienst arbeitest du in öffentlichen Archiven auf verschiedenen Ebenen: in Kommunal- und Stadtarchiven, Kreisarchiven, Landesarchiven oder Bundesarchiven. Auch Kirchenarchive, Universitätsarchive und Archive großer Körperschaften des öffentlichen Rechts kommen als Arbeitgeber infrage. Je nach Archiv sind die Bestände sehr unterschiedlich – von mittelalterlichen Urkunden bis zu digitalisierten Verwaltungsakten der Gegenwart.

Wer mehr Verantwortung übernehmen und in den gehobenen Archivdienst aufsteigen möchte, kann ein duales Studium oder ein Fachstudium im Bereich Archivwissenschaft absolvieren – zum Beispiel an der Archivschule Marburg oder vergleichbaren Einrichtungen. Auch Fortbildungen in den Bereichen digitale Langzeitarchivierung, Restaurierung oder Bestandserhaltung sind möglich und machen dich fachlich breiter aufgestellt.

Aufgaben im Berufsalltag

Dein Arbeitsalltag ist ruhig, konzentriert und von vielseitigen Tätigkeiten geprägt. Du übernimmst neue Aktenlieferungen von Behörden, prüfst deren Vollständigkeit und Ordnung, und trägst die Unterlagen in die Archivsoftware ein. Du beschriftst Mappen und Archivboxen, stellst Archivgut in die Magazinräume ein und sorgst für die korrekte Lagerung.

Wenn Nutzer:innen Archivmaterial einsehen möchten, holst du die angeforderten Unterlagen heraus, begleitest sie im Lesesaal und beantwortest Fragen zu den Beständen. Du erledigst schriftliche Anfragen und hilfst dabei, Findhilfsmittel zu erstellen oder zu pflegen. In Archiven mit Digitalisierungsprojekten scannst du Dokumente, pflegst Metadaten und prüfst die Qualität der digitalen Kopien. Auch Ordnungs- und Verzeichnungsarbeiten – also das strukturierte Erschließen von Aktenbeständen – gehören zu deinem Alltag.

Gehalt während der Ausbildung und danach

Während des Vorbereitungsdienstes erhältst du eine Anwärtervergütung, die je nach Bundesland zwischen etwa 1.100 und 1.400 Euro brutto im Monat liegt. Nach der Laufbahnprüfung und der Übernahme als Beamt:in auf Probe richtet sich dein Gehalt nach dem Besoldungsgesetz des jeweiligen Bundeslandes. Im mittleren Dienst startest du in der Regel in der Besoldungsgruppe A6 oder A7, was einem Grundgehalt von circa 2.300 bis 2.700 Euro brutto entspricht. Mit Beförderungen und wachsender Erfahrung kannst du in höhere Besoldungsgruppen aufsteigen. Hinzu kommen die typischen Vorteile des Beamtenstatus: Beihilfe im Krankheitsfall, Familienzuschläge und eine sichere Altersversorgung durch die Beamtenpension.

Alternative Berufe

Fachangestellte:r für Medien- und Informationsdienste – Fachrichtung Archiv
Beamt:in im Bibliotheksdienst (mittlerer Dienst)
Dokumentar:in / Informationsmanager:in
Restaurator:in (mit entsprechender Weiterbildung)
Beamt:in in der allgemeinen inneren Verwaltung (mittlerer Dienst)

Geschichte bewahren, Zukunft sichern

Als Beamt:in im Archivdienst übernimmst du eine Aufgabe, die weit über den Büroalltag hinausgeht: Du sorgst dafür, dass wichtige Dokumente nicht verloren gehen – für heutige Forscher:innen, für Behörden und für kommende Generationen. Wenn du gerne strukturiert und konzentriert arbeitest, ein Faible für Geschichte mitbringst und einen ruhigen, sinnvollen Beruf im öffentlichen Dienst suchst, könnte der Archivdienst genau das Richtige für dich sein.

Egal welche Form hier steht – angesprochen bist Du, unabhängig von Geschlecht oder Identität. Nutze die Chancen, entdecke Deine Stärken und gestalte Deine berufliche Zukunft selbst.