Fachpraktiker:in für Büromanagement

Dieser Beruf passt zu dir, wenn du …

gerne am Computer arbeitest und Spaß an Ordnung und Organisation hast
zuverlässig und sorgfältig bist und Dinge gerne richtig machst
gut mit Menschen umgehst – am Telefon, per E-Mail oder persönlich
in der Schule Deutsch, Wirtschaft oder Informatik magst
ruhig und konzentriert arbeiten kannst
gerne in einem festen Team arbeitest und weißt, dass deine Arbeit wichtig ist
einen Beruf suchst, bei dem du drinnen arbeitest und geregelte Arbeitszeiten hast

Kernaufgabengebiete und Themen des Berufs

Im Büromanagement dreht sich alles darum, dass Abläufe im Büro reibungslos funktionieren. Als Fachpraktiker:in lernst du die wichtigsten Aufgaben, die in einem Büro täglich anfallen. Du lernst, wie man Briefe und E-Mails schreibt, wie man Telefonanrufe entgegennimmt und weiterleitet und wie man Besucher:innen empfängt und betreut. Dabei ist freundliches und klares Auftreten wichtig – du bist oft die erste Ansprechperson für Menschen, die mit dem Betrieb in Kontakt treten.

Ein weiterer wichtiger Bereich ist die Bearbeitung und Ablage von Dokumenten. Du lernst, wie man Akten anlegt und sortiert, wie man Dateien am Computer speichert und wiederfindet und wie man Ordnung in Papier- und digitalen Unterlagen hält. Auch das Ausfüllen von einfachen Formularen, das Kopieren und Scannen von Dokumenten sowie das Vorbereiten von Unterlagen für Besprechungen gehört dazu.

Im Bereich EDV und Computer lernst du, wie man Textverarbeitungsprogramme wie Word benutzt, wie man Tabellen in Excel anlegt und wie man E-Mails versendet und empfängt. Du lernst außerdem, wie man einfache Berechnungen durchführt – zum Beispiel beim Prüfen von Rechnungen oder beim Führen einfacher Listen. Je nach Betrieb kommen auch Aufgaben wie das Bestellen von Büromaterial, das Vorbereiten von Zahlungen oder die Unterstützung bei der Terminplanung hinzu.

Soft Skills und Hard Skills

Es ist von Vorteil, wenn du einige der folgenden Fähigkeiten bereits mitbringst. Diese kannst du jedoch im Laufe der Ausbildung und deines Berufslebens weiter aufbauen und erweitern.

Wichtige Soft Skills

Zuverlässigkeit und Sorgfalt bei der Erledigung von Aufgaben
Freundliches und höfliches Auftreten am Telefon und gegenüber Besucher:innen
Teamfähigkeit und Hilfsbereitschaft im Büroalltag
Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
Konzentrationsfähigkeit auch bei gleichbleibenden Aufgaben

Wichtige Hard Skills

Grundkenntnisse in der Bedienung eines Computers und gängiger Programme
Lese- und Schreibkompetenz für einfache Briefe und E-Mails
Grundkenntnisse in einfachem Rechnen und im Umgang mit Zahlen
Kenntnisse in Dokumentenablage und Dateiorganisation (wird in der Ausbildung vermittelt)
Grundkenntnisse in Bürokommunikation und Telefondienst (wird in der Ausbildung vermittelt)

Zugangsvoraussetzungen

Die Ausbildung zur Fachpraktiker:in für Büromanagement ist eine zweijährige Berufsausbildung nach § 66 Berufsbildungsgesetz (BBiG). Sie richtet sich an Menschen, die aufgrund einer Behinderung die reguläre Ausbildung zum:r Kaufmann:frau für Büromanagement (drei Jahre) nicht oder nur mit erheblichen Schwierigkeiten absolvieren können. Einen bestimmten Schulabschluss brauchst du formal nicht – ein Förderschulabschluss oder ein einfacher Hauptschulabschluss reicht in der Regel aus. Wichtig sind grundlegende Lese-, Schreib- und Rechenkenntnisse sowie Interesse an Büroarbeit und ein freundliches Auftreten. Du bewirbst dich bei Unternehmen, Behörden, Verbänden oder anderen Organisationen, die diese Ausbildung anbieten, oder bei Berufsbildungswerken. Die Berufsschule begleitet die Ausbildung und ist auf den Förderbereich ausgerichtet.

Typische Berufsfelder und Weiterbildungsmöglichkeiten

Nach der Ausbildung arbeitest du in Büros aller Art – in kleinen Handwerksbetrieben, in Arztpraxen, in Vereinen, in Behörden oder in größeren Unternehmen. Überall dort, wo Verwaltungsarbeit anfällt, werden Mitarbeiter:innen gebraucht, die zuverlässig Büroaufgaben erledigen. Die Einsatzmöglichkeiten sind also sehr vielfältig und du kannst in fast jeder Branche arbeiten.

Wer nach der Ausbildung merkt, dass er oder sie mehr leisten kann, hat die Möglichkeit, durch eine Externenprüfung oder Anrechnung von Ausbildungszeiten in Richtung der regulären Ausbildung zum:r Kaufmann:frau für Büromanagement weiterzugehen. Auch gezielte Weiterbildungen – zum Beispiel in bestimmten Softwareprogrammen, im Bereich Buchhaltung oder in der Bürokommunikation – sind möglich und helfen dir, dich beruflich weiterzuentwickeln. Die Agentur für Arbeit und das Integrationsamt können dabei helfen, den richtigen nächsten Schritt zu finden.

Aufgaben im Berufsalltag

Dein Arbeitsalltag spielt sich im Büro ab – du sitzt am Schreibtisch, arbeitest am Computer und bist für Anrufe und Besucher:innen zuständig. Morgens schaust du, welche Post eingegangen ist, sortierst Briefe und E-Mails und leitest sie an die richtigen Personen weiter. Du pflegst Ablagesysteme, scannst Dokumente ein und hilfst beim Vorbereiten von Unterlagen für Besprechungen oder Kundenbesuche.

Du bearbeitest Aufgaben, die dir von Kolleg:innen oder Vorgesetzten gegeben werden – zum Beispiel eine Liste aktualisieren, ein Formular ausfüllen oder eine einfache Tabelle erstellen. Du nimmst Telefonate entgegen, notierst Rückrufbitten und gibst Informationen weiter. Dein Arbeitsalltag ist ruhig, geregelt und drinnen – ohne körperliche Belastung und mit festen Arbeitszeiten. Das gibt dir Sicherheit und Struktur.

Gehalt während der Ausbildung und danach

Während der zweijährigen Ausbildung erhältst du eine Ausbildungsvergütung, die je nach Betrieb und Tarif zwischen etwa 500 und 750 Euro brutto im Monat liegen kann. In Berufsbildungswerken oder sozialen Einrichtungen kann die Vergütung abweichen – informiere dich direkt beim Ausbildungsbetrieb. Nach der Ausbildung richtet sich dein Gehalt nach dem jeweiligen Betrieb und der Branche. Einsteiger:innen können mit einem Gehalt von etwa 1.700 bis 2.100 Euro brutto rechnen. In Behörden und tariflich gebundenen Betrieben gelten verbindliche Mindestlöhne. Menschen mit Schwerbehinderung haben Anspruch auf bestimmte Förderungen und Nachteilsausgleiche – die Agentur für Arbeit und das Integrationsamt helfen dir, die passenden Unterstützungsangebote zu finden.

Alternative Berufe

Fachpraktiker:in für Hauswirtschaft
Fachpraktiker:in im Bereich Lagerlogistik
Helfer:in in der Büro- oder Verwaltungsarbeit
Beschäftigung in einer Werkstatt für Menschen mit Behinderung im Bereich Büro oder Verwaltung
Kaufmann:frau für Büromanagement (reguläre Ausbildung – bei entsprechendem Leistungsstand möglich)

Ordnung, Organisation, Büroalltag – ein Beruf, der überall gebraucht wird

Als Fachpraktiker:in für Büromanagement bist du eine wichtige Stütze im Büroalltag – zuverlässig, ordentlich und immer zur Stelle, wenn etwas erledigt werden muss. Du arbeitest drinnen, in einem festen Team und mit geregelten Zeiten. Wenn du Spaß an Organisation hast, gut mit Menschen umgehst und einen Beruf suchst, bei dem du wirklich gebraucht wirst, ist diese Ausbildung ein guter und solider Einstieg in die Arbeitswelt.

Egal welche Form hier steht – angesprochen bist Du, unabhängig von Geschlecht oder Identität. Nutze die Chancen, entdecke Deine Stärken und gestalte Deine berufliche Zukunft selbst.