Mit dieser Frage beschäftigt sich das Pareto-Prinzip, benannt nach dem italienischen Wissenschaftler Vilfredo Pareto. Auch bekannt unter der 80/20 Regel hilft diese Methode durch reine Wahrscheinlichkeitsrechnung bei dem persönlichen Zeitmanagement.
Vilfredo Pareto untersuchte Anfang des 20. Jahrhunderts das italienische Staatvermögen und entdeckte dabei, dass 80% davon das Eigentum von 20% der italienischen Staatsbürger war. Auch in anderen Bereichen tauchte dieses Verteilungsschema auf. 20% der Arbeitszeit wird benötigt um 80% der Kunden im Verkauf zu bedienen. Die restlichen 80% der Zeit wird damit verbracht, die übrigen 20% in Angelegenheiten wie Reklamationen zu betreuen.
Das funktioniert, indem Du Prioritäten setzt. Du legst fest, welche Aufgaben weder wichtig noch dringend sind und verhinderst so eine Verschwendung von Zeit.
Dazu solltest Du Dir überlegen, welche Bereiche eines Projektes wie viel Zeit in Anspruch nehmen und wie wichtig sie für das Ergebnis wirklich sind. So lassen sich ganz einfach genaueste Zeitpläne zur Bearbeitung aufstellen. Im Mittelpunkt steht dabei nicht unbedingt das Zeitersparnis, sondern das Prioritätensetzen. Man überlegt sich, welche Ergebnisse erzielt werden sollen und plant den Ablauf so, dass man 80% der Ergebnisse schon in 20% der Bearbeitungszeit erreichen kann.
Bei mehreren parallellaufenden Aufgaben kommst Du um eine Prioritätenliste nicht herum. Wenn du also 80% der Ziele in 20% der Zeit abarbeiten kannst, hast du die Restliche Zeit zur Perfektionierung deiner Projekte oder für Detailarbeiten übrig. Die eigentliche Aufgabe ist dann schon größtenteils geschafft
An folgendem Beispiel lässt sich das Pareto Prinzip schnell verdeutlichen. Du musst deine Wohnung für eine Besichtigung aufräumen, eine wichtige Mail an deinen Chef schreiben und noch einen Salat für die abendliche Grillfeier vorbereiten. Die Besichtigung ist in einer Stunde und danach musst Du auch schon los zur Grillfeier. Um alle Aufgaben perfekt zu meistern bräuchtest du normalerweise 4 Stunden. Zuerst überlegst du dir, was genau Priorität hat. Der Job geht vor, also setzt du dich an deinen PC und verfasst die E-Mail. Dann saugst Du Deine Wohnung durch, räumst das Wohnzimmer auf, machst dein Bett ordentlich und beseitigst deine Kleidungsstücke vom Sofa. Eigentlich musst Du noch Wäschewaschen, den Geschirrspüler ausräumen und Fensterputzen, aber jetzt musst du erstmal den Salat machen. Die Zeit ist um und du hast das Gröbste meistern können. Zwar nicht perfekt, aber Du hast es geschafft.
Trotzdem solltest Du Dir unbedingt vor Augen führen, dass das Pareto-Prinzip keine Ausrede für mangelnde Gewissenhaftigkeit ist. Du kannst Dir aber für viele Bereiche merken, dass Du lieber alle Aufgaben erledigst, als nur eine, dafür aber perfekte Aufgabe abzuliefern.